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Las mejores prácticas bien establecidas pueden generar miles de millones de dólares de ahorros que se pueden utilizar mejor en otros lugares, sin afectar los servicios.

Cuantos más bienes y servicios compra una organización, más fácil es desperdiciar dinero y administrar mal los recursos. Sus funciones de compra se vuelven más complejas y compra más cosas de más proveedores con precios, términos y condiciones variables, consumiendo tiempo de gestión y dinero que podrían utilizarse mejor en otros lugares. Es por eso que las grandes empresas han reconocido desde hace tiempo la importancia de perfeccionar sus funciones de compras y gestión de suministros.

 Las organizaciones del sector público de todo el mundo compran anualmente más de $ 9.5 trillones de bienes y servicios, que equivale a alrededor del 13 por ciento del PIB mundial. Sin embargo, nuestro análisis reciente de más de 700 esfuerzos de adquisición en industrias y geografías encontró que el sector público -incluyendo todo desde escuelas hasta servicios públicos e infraestructura, así como también el gobierno general- tiene uno de los mayores ahorros potenciales de cualquier sector (exposición).

 

El valor podría ser sustancial, liberando recursos para otras prioridades. En todo el mundo, estimamos que el sector público podría reducir su factura de compra actual en un 15 por ciento, o casi $ 1.5 billones, si sus organizaciones adoptaran las disciplinas de adquisición de mejores prácticas. Estos incluyen, por ejemplo, consolidar las compras de bienes y servicios comunes, estandarizar los requisitos y fomentar la competencia entre los proveedores. Tomemos como ejemplo la iniciativa nacional de mejora de adquisiciones de Italia. Donde las compras gubernamentales alguna vez se extendieron a más de 30,000 autoridades contractuales, cada una haciendo compras en pequeña escala con precios ampliamente variables y términos contractuales en múltiples categorías, ahora solo 30 autoridades centrales supervisan las compras en categorías clave en todo el país. El programa le ahorró a Italia $ 3.6 mil millones en su primer año completo, en 2015.

Las herramientas en línea también pueden aumentar la competencia y reducir las cargas administrativas. La G-Cloud del gobierno del Reino Unido, por ejemplo, es un mercado electrónico donde cualquiera de las más de 400 organizaciones del sector público del país puede adquirir más de 26,000 servicios digitales de casi 3,000 proveedores, y es más rápido y económico que celebrar contratos individuales. Del mismo modo, un gobierno europeo utiliza un proceso de subasta en línea que ha llevado a ahorros de más del 30% en suministros de oficina.

Si bien la reducción de los precios de compra es la oportunidad más visible en las adquisiciones, nuestro análisis encontró que los costos unitarios más bajos generalmente representan menos de la mitad del impacto potencial de mejores adquisiciones. La oportunidad en la gestión de la demanda es al menos tan grande. Eso incluye la eliminación de compras innecesarias y la degradación de las especificaciones de compra (donde se puede hacer sin afectar la calidad del servicio o la resistencia). Por ejemplo, una agencia de los EE. UU. Ahorró casi $ 100 millones en costos de TI, en parte mediante la eliminación de licencias de software innecesarias y el cumplimiento de las reglas existentes sobre a quién se le asignaron los dispositivos electrónicos. Por otra parte, una gran agencia del sector público en un país europeo redujo el uso de automóviles alquilados en dos tercios, de 300,000 a 98,000 automóviles al año, al administrar mejor el uso de su propia flota de vehículos.

Las autoridades más sofisticadas incluso van más allá de la compra de bienes y servicios. Al especificar los resultados que desean, como cierta movilidad de los funcionarios del gobierno, una mejora específica en el tratamiento de pacientes con diabetes o tasas de reincidencia reducidas para los reclusos, los organismos del sector público también pueden estimular la innovación y reducir los costos.

El gobierno de EE. UU., Por ejemplo, estableció un canal de compras llamado Challenge.gov en 2010. El portal alberga desafíos competitivos en nombre de más de 100 departamentos y agencias federales para mejorar los servicios gubernamentales. Los participantes envían propuestas en línea, y las agencias le pagan un premio al ganador, mientras se benefician de todas las soluciones enviadas. Hasta la fecha, Challenge.gov ha llevado a cabo más de 740 competencias, dio la bienvenida a más de 250,000 participantes a sus desafíos y entregó más de un cuarto de billón de dólares en premios. Por ejemplo, a una empresa se le otorgaron $ 50,000 por desarrollar e instalar una solución de software que permitía descargar los registros personales de salud de un sistema utilizado por casi 200,000 médicos. Y la iniciativa Apps for Healthy Kids del Departamento de Agricultura de EE. UU. Generó 100 aplicaciones de solo $ 60,000 en inversión gubernamental.


Una mejor compra, la gestión de la demanda y el uso de tecnología moderna pueden quitar gran parte de las facturas del sector público. En estos tiempos de finanzas limitadas, es una palanca crítica que puede ayudar a evitar recortes en el personal de primera línea o servicios vitales.

Este artículo está adaptado del informe del Centro McKinsey para el Gobierno sobre la productividad del gobierno:desbloqueando la oportunidad de 3.5 billones.

 

Sobre los autores)

Tera Allas es investigadora principal del McKinsey Center for Government y tiene su base en la  McKinsey en  , donde Diego Barillà es socio;  es socio de la  , y Aly Spencer es socio asociado en la  .

 

 

Por Tera Allas, Diego Barillà,  y Aly Spencer

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